Det du opplever er ikke nødvendigvis en mangel med ERP-systemet, heller en grense for hva det kan håndtere alene. ERP-systemet holder virksomheten organisert og gir deg oversikt over alle transaksjoner – fra innkjøp og salg til økonomi og produksjon. La oss kalle det «hjernen» for hele bedriften. Men når det gjelder de praktiske, daglige operasjonene inne på lagergulvet, mangler det kanskje det lille ekstra.

Se for deg at du har tusen artikler på lager, fordelt på ti hyller. ERP-systemet ditt vet hvor hver vare skal være og hva lagersaldoen er, men kan ikke effektivt guide de ansatte gjennom plukk- og pakkeoperasjoner i sanntid, optimalisere rutene for plukkingen, eller automatisk justere lagerbeholdningen basert på faktisk bevegelse av vare. Her blir prosessene manuelle, tidkrevende og det er fort gjort at de manuelle prosessene skaper avvik i lagerbeholdningen.

Det er her WMS kommer inn i bildet. Men hva er egentlig WMS?

WMS står for warehouse management system – eller lagerstyringssystem på godt norsk. Formålet er å effektivisere lageroperasjoner og bringe det beste fra ERP-systemet ut på lagergulvet. Et WMS fungerer som en «førlengelse» av ERP, spesialisert på logistikk og selve vareflyten. Det håndterer alt fra mottak og innkjøp av varer, plukking, pakking og utsendelse, helt til returhåndtering. Med WMS får dine lagerarbeidere sanntidsinformasjon via håndterminaler, noe som sikrer presisjon, effektiviserer driften og minimerer feilplukk.

Slik fungerer samspillet i praksis

Når ERP og WMS integreres, oppstår det en automatisert arbeidsflyt der systemene spiller hverandre gode uten behov for manuelle mellomledd:

• Ordremottak: Kunden legger inn en bestilling i nettbutikken eller salgssystemet. ERP-systemet reserverer varen, sjekker kreditt og sender ordren automatisk videre til WMS.
• Smart plukkrute: WMS overtar og beregner den mest effektive gåruten gjennom lageret for lagermedarbeideren. Systemet har ofte også mulighet til å samle flere ordre i én rute for å minimere antall skritt, noe som potensielt kan spare enormt med tid.
• Verifisering med skanning: Den ansatte skanner hylleplassen og varen med håndterminalen. Om man skulle være uheldig å plukke feil vare eller antall, gir systemet umiddelbart beskjed.
• Synkronisering i sanntid: I det varen pakkes og gjør seg klar for transport, gir WMS beskjed tilbake til ERP. Lagersaldoen justeres i realtid, fraktbrev skrives ut, og faktura kan sendes kunden automatisk.

Når er tiden inne for å ta steget?

Det er ikke alle bedrifter som trenger et dedikert WMS fra dag én. For mindre virksomheter med et begrenset antall varer kan ERP-systemets innebygde lagerfunksjoner holde. Det er først når den fysiske kompleksiteten vokser fra den administrative oversikten at behovet oppstår.

Du bør muligens vurdere et WMS dersom:

• Dere opplever hyppige avvik mellom faktisk fysisk beholdning og tallene i ERP-systemet.
• Lagerarbeiderne bruker urimelig mye tid på å lete etter varer eller gå ueffektive ruter.
• Feilplukk og returer begynner å koste bedriften dyrebare ressurser og misfornøyde kunder.

Investeringen i et WMS handler derfor ikke om å erstatte ERP-systemet du allerede har lagt ned store ressurser i. Det handler om å gi «hjernen» de «armene og bena» den trenger for at hele virksomheten skal flyte optimalt – helt ut til kunden.